۱۰ نکته برای آموزش استفاده از Google Keep در اندروید

۱- آموزش استفاده از Google Keep؛ یادداشت‌های رنگی بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف

قابلیت اختصاص رنگ به هر یادداشت شاید در نگاه اول ارزش زیادی نداشته باشد اما می‌تواند بهره‌وری خوبی برای شما داشته باشد. تنها کافی‌ست یک سیستم کدگذاری رنگی ساده را رعایت کنید. برای استفاده از آن باید چند کار انجام دهید که کمی سخت است ولی ارزش آن را دارد.

به عنوان نمونه: شما می‌توانید تمام یادداشت‌های مرتبط به کار خود را با رنگ سبز، همه یادداشت‌های مربوط به فعالیت‌های خانگی را به رنگ آبی و یادداشت‌های خود در باب قرارملاقات‌ها را با رنگ قرمز علامت‌گذاری کنید. این کار باعث می‌شود که هنگام پیمایش در فهرست یادداشت‌ها سریعاً آنچه را که مدنظر شماست تشخیص دهید.

علاوه بر این می‌توانید یادداشت‌ها را بر اساس رنگ آن‌ها فیلتر کنید تا مثلاً تنها یادداشت‌های با رنگ سبز به نمایش درآیند. این موضوع برای پیدا کردن یک یادداشت خاص به شما کمک می‌کند به خصوص اگر دیگر پارامترهای جستجوی شما را به نتیجه دلخواه نرسانده باشد.

شما همچنین می‌توانید یک تصویر پس‌زمینه را به عنوان یک کد رنگی اضافه کنید. برای این منظور لازم نیست حتماً یک تصویر دلخواه آپلود کنید چراکه خود برنامه گوگل کیپ تصاویر زیادی دارد.

۲- استفاده از یادآورهای زمان و مکان

آموزش استفاده از Google Keep و ویژگی یادآوری آن: بیشتر برنامه‌های یادداشت‌برداری دارای نوعی ویژگی یادآوری (Reminder) هستند که می‌توانید در رابطه با مواردی نظیر سررسید‌ها، قرارهای ملاقات و تاریخ رویدادها، وظایف هفتگی و پرداخت‌های مالیاتی و… استفاده کنید. اپلیکیشن Keep گوگل با یادآوری‌های مبتنی بر مکان، از دیگر برنامه‌های یادداشت‌برداری یک قدم جلوتر است.

استفاده از این ویژگی ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. هنگام اضافه کردن یک یادآور به یک یادداشت یکی از بین گزینه‌های Pick a date & time یا Pick a place را انتخاب کنید. اگر روی گزینه Pick a place ضربه بزنید باید آدرس موردنظر را تایپ کنید. سپس این آدرس روی نقشه به نمایش در می‌آید و اگر همان مکانی بود که مدنظر شماست، باید آن را تایید کنید. پس از آن اگر در آن مکان قرار داشتید برنامه Google Keep یادداشت مربوط به آن آدرس را به شما یادآوری می‌کند.

این قابلیت برای چیزهایی نظیر لیست خرید و موارد مشابه مفید و کاربردی خواهد بود. برای نمونه، اگر دفعه بعد که به خانه یکی از دوستان خود می‌روید و قصد دارید که درباره موضوعی خاص صحبت کنید، به شما یادآوری می‌شود.

۳- آموزش استفاده از Google Keep؛ سازمان‌دهی یادداشت‌ها با برچسب‌ها

بیشتر برنامه‌های یادداشت‌برداری دارای یک سیستم برچسب‌گذاری هستید که می‌توانید از آن استفاده کنید. با اینکه برنامه Google Keep نوآوری خاصی در این زمینه ندارد اما همچنان یک ویژگی کاربردی را ارائه می‌دهد. فقط توجه داشته باشید که در برنامه Keep برچسب با عنوان Label شناخته می‌شود که در اصل همان Tag یا برچسب است.

برای افزودن برچسب به یادداشت‌ها دو روش وجود دارد:

• منوی همبرگری را از گوشه بالا سمت چپ (سه خط افقی) باز کنید و گزینه Create new label را انتخاب کنید. پس از ایجاد آن می‌توانید برچسب موردنظر خود را به یادداشت مربوطه اختصاص دهید.
• هر جایی که از هشتگ (#) استفاده کنید یک منوی کشویی برای انتخاب برچسب مدنظر به نمایش در می‌آید. هشتگ را می‌توانید هر جایی از یادداشت خود استفاده کنید. با این کار هر یادداشتی که هشتگ داشته باشد تحت عنوان همان برچسب‌گذاری می‌شود.

برچسب‌ها یک راهکار بسیار مناسب به حساب می‌آیند چراکه راهی برای دسته‌بندی داخلی یادداشت‌ها و سازمان‌دهی بهتر آن‌ها را فراهم می‌آورد. از کدگذاری رنگی برای دسته‌بندی‌های موضوعی (همچون کار، خانگی و سرگرمی) استفاده کنید و از برچسب‌ها برای چیزهای مشخص (نظیر یک پروژه خاص) بهره ببرید. این موضوع کاملاً به خود شما بستگی دارد.

با این حال مفیدترین کاربرد این ویژگی این است که ابزارکِ پیش‌فرض برنامه Google Keep یادداشت‌ها را بر اساس برچسب‌ها نشان می‌دهد – گزینه‌های دیگر برای نمایش یادداشت‌ها در ابزارک شامل همه یادداشت‌ها، یادداشت‌های سنجاق شده و یادآوری‌ها و… می‌شود. بنابراین اگر می‌خواهید خیلی سریع به یادداشت خاصی دسترسی پیدا کنید باید از ویژگی برچسب‌ها استفاده کنید.

۴- تبدیل گفتار به متن و استفاده از آن‌ها در برنامه Google Keep

اگر مانند خیلی‌ها در یادداشت‌برداری تنبل هستید پس بهتر است از Google Keep به عنوان یک برنامه تبدیل گفتار به متن برای دیکته کردن یادداشت خود استفاده کنید – به جای تایپ کردن یادداشت خود با دست، آن را با صدای بلند بیان کنید. چنانچه این قابلیت دست شما بیاید، واقعاً سریع‌ترین راه برای یادداشت‌برداری است که ما نحوه استفاده از آن را در آموزش استفاده از Google Keep آورده‌ایم.

برنامه Google Keep دارای ویژگی یادداشت صوتی است که به دو روش می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید:

• آیکون میکروفون در پایین فهرست یادداشت‌ها
• آیکون میکروفون در ابزارک برنامه

پس از فعال کردن می‌توانید شروع به صحبت کنید تا برنامه کلمات شما را به متن تبدیل کند. Keep یک یادداشت جدید با محتوای متنی و فایل ضبط‌شده از آنچه گفته‌اید را ایجاد می‌کند. شما می‌توانید با خیال راحت یکی یا هر دوی آن‌ها را نگه دارید.

۵- تبدیل متن دست‌نویس به یادداشت و آموزش استفاده از Google Keep

با اینکه یادداشت‌برداری دیجیتال یک راه مفید به حساب می‌آید اما گاهی اوقات استفاده از قلم و کاغذ راه‌حلی ساده‌تر است. به خصوص زمانی که در یک کنفرانس حضور دارید و نمی‌توانید از یک صفحه کلید فیزیکی برای تایپ سریع استفاده کنید.

خبر خوب این است که برنامه Keep دارای ویژگی‌ای است که می‌تواند متن دست‌نویس را اسکن کرده و آن را به متن دیجیتال تبدیل کند.

• از دوربین گوشی خود برای عکس گرفتن از متن موردنظر استفاده کنید.
• تصویر را به یک یادداشت اضافه کنید و سپس روی آن ضربه بزنید.
• آیکون سه نقطه در گوشه بالا سمت راست را لمس کنید و گزینه Grab image text را انتخاب کنید.

یک یا چند دقیقه صبر کنید تا ویژگی تبدیل متن درون تصاویر به متن دیجیتال عمل کند. پس از آن، متن درون تصویر مدنظر به یادداشت شما اضافه می‌شود و می‌توانید آن را ویرایش کرده و استفاده کنید.

۶- دسترسی به یادداشت‌ها و فهرست‌ها را به اشتراک بگذارید

ابتدا باید به این نکته اشاره کنیم که برنامه Google Keep به قدر کافی یک راه‌حل پیشرفته برای به اشتراک گذاری و همکاری در یادداشت‌ها نیست. با این حال موقعیت‌های انگشت‌شماری وجود دارد که این ویژگی در Google Keep درخشان و مفید ظاهر می‌شود. نحوه اشتراک‌گذاری یادداشت‌ها در آموزش استفاده از Google Keep آمده است:

جهت اینکه به شخص دیگری اجازه دسترسی به یادداشت‌های خود را بدهید به این شکل عمل کنید:

• یادداشتی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید را باز کنید.
• روی منوی سه نقطه در گوشه پایین سمت راست ضربه بزنید و گزینه Collaborator را انتخاب کنید.
• سپس آدرس ایمیل افرادی که می‌خواهید یادداشت خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارید وارد کنید.

تمام شد! اکنون این افراد مشخص‌شده می‌توانند یادداشت‌های شما را به گونه‌ای ویرایش کنند که انگار به خودشان تعلق دارد. این ویژگی استفاده‌های زیادی دارد و می‌توانید در شرایط و موقعیت‌های متفاوت جهت انجام کارهای مختلف از آن بهره ببرید.

۷- یادداشت‌ها را در برنامه Google Docs کُپی کنید

همانطور که قبلاً اشاره کنیم برنامه Google Keep به خوبی با دیگر برنامه‌های گوگل همچون Google Docs ادغام می‌شود. شما می‌توانید به راحتی یادداشت‌های خود را در عرض چند ثانیه از Keep به برنامه Docs کُپی کنید. این ویژگی برای گردآوری یادداشت‌های مهم در یک سند یا گزارش‌های مختلف مفید خواهد بود.

آموزش استفاده از Google Keep برای کپی یک یادداشت Google Keep در Google Docs که باید طبق مراحل زیر عمل کنید:

• یادداشت موردنظر را چند ثانیه فشار دهید تا انتخاب شود. سپس روی آیکون سه نقطه در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید.
• گزینه Copy to Google Docs را انتخاب کنید؛ استفاده از این گزینه باعث می‌شود که کل یادداشت شما در یک فایل GDOC جدید کپی شود.
• اینک می‌توانید برنامه Google Docs را اجرا کنید و یادداشت تازه ذخیره‌شده را طبق خواست خود ویرایش کنید.

۸- ادغام کامل Google Keep با برنامه Google Assistant

برنامه Google Keep به جز Docs به خوبی با برنامه Google Assistant نیز سازگاری دارد. به طوری که به شما امکان می‌دهد تنها با فعال کردن آن با استفاده از دستور «OK Google» موارد مختلف را به یادداشت‌های فهرست‌شده خود اضافه کنید. البته ابتدا باید Google Keep را به عنوان برنامه پیش‌فرض یادداشت‌برداری در Google Assistant انتخاب کنید.

به قسمت تنظیمات گوشی خود بروید و «Assistant» را جستجو کنید و سپس روی Assistant Settings ضربه بزنید. اکنون صفحه را به پایین بکشید تا «Notes & Lists» را پیدا کرده و پس از آن برنامه Google Keep را به عنوان ارائه‌دهنده اصلی یادداشت‌ها و فهرست‌ها انتخاب کنید.

پس از آن هر یادداشتی که می‌خواهید Google Assistant با استفاده از دستور OK Google ثبت کند در برنامه Google Keep ذخیره می‌شود. این مورد از آموزش استفاده از Google Keep می‌تواند باعث شود که یادداشت‌برداری سریع‌تری را تجربه کنید.

۹- فعال‌سازی ابزارک‌های Google Keep

برنامه Google Keep سه ابزارک / ویجت ارائه می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را به صفحه اصلی (Home Screen) گوشی خود اضافه کنید.این ابزارک‌ها به شما کمک می‌کند در لحظه، یادداشت‌های خود را اضافه کرده یا مدیریت کنید. در ادامه مروری روی این ابزارک‌های موجود خواهیم داشت:

• ابزارک Quick Capture برای ایجاد سریع هر نوع یادداشتی نظیر چک‌لیست، متن، صدا یا تصویر است.
• ویجت Note Collection برای مشاهده یک دسته خاص از یادداشت‌ها همچون همه یادداشت‌ها، یادداشت‌های سنجاق‌شده، یادآوری‌ها و برچسب‌ها کاربرد دارد.
• ابزارک Single Note برای سنجاق کردن یک یادداشت یا چک‌لیست خاص به صفحه اصلی گوشی شما استفاده می‌شود.

۱۰- آموزش استفاده از Google Keep؛ طراحی و تبدیل متن درونِ طراحی به متن دیجیتال

یکی دیگر از قابلیت‌های برنامه Google Keep این است که به شما این امکان را می‌دهد تا طراحی‌های خود را به یادداشت‌های مدنظرتان اضافه کنید. برای اضافه کردن آن کافی‌ست که روی آیکون قلم مو (Paintbrush) در نوار پایین صفحه ضربه بزنید.

شما می‌توانید از چندین ابزار طراحی مختلف نظیر مداد، نشانگر، هایلایتر و پاک‌کن استفاده کنید. همچنین این امکان را دارید تا هر لحظه از گزینه‌های Redo و Undo برای بازگشت به عقب یا جلو رفتن لایه‌های جدید طراحی استفاده کنید.

با این حال بهترین بخش این ویژگی این است: شما می‌توانید متن‌های نوشته شده در طراحی خود را بدون نیاز به تایپ کردن، به عنوان یادداشت متنی ذخیره کنید. برای انجام این کار روی آیکون سه نقطه در گوشه بالا سمت راست ضربه بزنید و گزینه Grab image text را انتخاب کنید.

آموزش استفاده از Google Keep

برنامه گوگل Keep در مقایسه با اپلیکیشن‌های یادداشت‌برداری دیگری همچون Evernote و Onenote می‌تواند ساده به نظر برسد و این موضوع تا حدی درست است. هدف برنامه Google Keep این نیست که راه‌حلی پیچیده برای یادداشت‌برداری برای نوشته‌های طولانی باشد.

با این حال این صحبت‌ها به این معنا نیست که این برنامه ارزش استفاده ندارد. این برنامه برای این طراحی شده تا یادداشت‌برداری ساده و آسانی داشته باشید و از پیچیدگی‌های دیگر برنامه‌ها به دور باشید. چنانچه با آن خو بگیرید و همه ویژگی‌های آن را بشناسید، Google Keep شما را از برنامه‌های یادداشت‌برداری پیچیده بی‌نیاز می‌سازد.

قابلیت‌ها و نکات مختلف برای آموزش استفاده از Google Keep در اینجا به پایان رسید. آیا از برنامه یادداشت‌برداری Google Keep استفاده می‌کنید؟ اگر چنین است، فواید و عیب‌های این اپلیکیشن را در چه می‌بینید؟ جایگزین‌های بهتری سراغ دارید؟ لطفاً نظرات و تجربیات خود را از بخش نظرات همین مطلب با ما و دیگر کاربران سایت به اشتراک بگذارید.